Sistemul Național de Factură Electronică (KSeF) este o inițiativă a Ministerului Finanțelor care permite companiilor să emită și să primească facturi electronic. Scopul său este de a înăspri decontările fiscale prin centralizarea tuturor facturilor emise de companiile din Polonia într-un singur sistem integrat. După introducerea datelor de factură, KSeF va atribui documentului un număr unic de identificare și va verifica conformitatea datelor conținute într-un astfel de document cu modelul de factură reglementat.. KSeF este acum disponibil pentru utilizare voluntară de către contribuabili și va deveni obligatoriu pentru majoritatea contribuabililor începând cu 1 iulie 2024.

Facturile de hârtie sunt încă rege

Potrivit studiului „Revoluția în facturare: sunt companiile poloneze pregătite pentru KSeF?” Aproximativ 66% dintre companiile din Polonia folosesc încă facturi pe hârtie. Doar 17% dintre companii le emit doar în formă electronică.

– În prezent, aproximativ 1 milion de antreprenori folosesc facturi pe hârtie sau software care nu este compatibil cu sistemul, de exemplu, achiziționat pe CD-uri și neactualizat. Acestea sunt industrii și profesii precum cizmarii, frizerii, kinetoterapeuții, mecanicii auto și muncitorii în construcții. Faptul că în prezent există 2.604 de anunțuri pe Allegro care oferă formulare de factură cu TVA pe hârtie spune multe în acest context. Există cerere, există ofertă – spune Kamil Vak, vicepreședintele Faktura.pl.

Datele Oficiului pentru Comunicații Electronice arată că printre cei excluși din punct de vedere digital și social, cel mai mare grup, cu 3,6 milioane de persoane, sunt persoanele cu vârste cuprinse între 45 și 74 de ani. 15 la sută polonezi nu au folosit niciodată internetul. Acesta este al cincilea cel mai prost rezultat din Uniunea Europeană. Grupurile sociale cele mai afectate de problema excluziunii, cu excepția vârstnicilor, includ persoanele sărace (2,74 milioane de persoane ale căror venituri nu depășesc 2,5 mii PLN), precum și populația rurală (2,5 milioane de persoane). Potrivit sondajului CBOS, mai mult de două cincimi dintre utilizatori (44%) se ocupă de probleme oficiale online.

Va amâna noul guvern termenul?

Polonia este una dintre țările lider în introducerea sistemelor de facturare electronică centralizată obligatorie în Uniunea Europeană. Soluții similare există doar în Italia și Ungaria. Comisia Europeană își asumă implementarea unui sistem de facturare electronică obligatorie în întreaga UE abia până în 2028. Pe de altă parte, conform Comisiei Europene în clasificarea DESI 2022 a economiei și societății digitale (Indexul economiei și societății digitale) Polonia rămâne în urmă în digitalizare. Ocupă locul 24 din 27 de țări din Uniunea Europeană (chiar înaintea Greciei, Bulgaria și România). Implementarea KSeF a fost deja amânată de mai multe ori. În prezent, lucrul la acesta este foarte avansat.

– Mă aștept ca noul guvern să fie interesat de îmbunătățirea colectării impozitelor datorită registrului electronic și ca numărul cazurilor de evaziune fiscală să scadă. Dar nu va dori să dea arme adversarilor care îl acuză că nu este hotărât să înăsprească sistemul fiscal. Amânarea KSeF poate alimenta astfel de speculații. Prin urmare, probabil că nu va exista nicio amânare – spune Kamil Vak de la Faktura.pl.

Implementarea KSeF facilitează conducerea unei afaceri și economisește bani

Antreprenorii „non-digitali” trebuie să se pregătească pentru tranziția la noul sistem. KSeF poate necesita investiții financiare sub formă de achiziții de software. O altă problemă este compatibilitatea tehnică a evidenței electronice cu instrumentele existente ale companiei, ceea ce poate duce la dificultăți de integrare. De asemenea, este necesar să se facă schimbări în obiceiurile interne, care pot dura mult timp. Mai ales când vine vorba de actualizarea procedurilor contabile și de formarea angajaților. Organizațiile, în special cele cu resurse limitate și obișnuite cu facturile pe hârtie, pot întâmpina rezistență din partea angajaților obișnuiți cu metodele actuale de decontare. Există, de asemenea, o a doua opțiune – în loc să investiți singur în software, puteți utiliza soluții gata făcute de la parteneri terți. Pe termen lung, acest lucru poate duce la economii semnificative.

O înregistrare electronică a facturii va face mai ușor pentru întreprinderi să obțină finanțare mai rapid

Pe lângă eventualele penalități pentru neexecutarea, cea mai importantă consecință este potențiala amenințare la adresa lichidității financiare a companiei, care nu va încasa plata dacă factura emisă de aceasta nu este prezentă în KSeF. Pe de altă parte, lansarea facturilor electronice oferă noi beneficii.

– Incapacitatea de a livra documentele emise electronic la locul potrivit poate duce la neînregistrarea de către antreprenor a obligației și neefectuarea transferului. În realitatea economiei noastre, care se bazează pe plăți amânate, există un alt factor care întârzie îndeplinirea unei obligații de facturare care poate fi foarte gravă și amenință baza de funcționare a multor afaceri. Pe de altă parte, entitatea care operează în sistemul KSeF se poate baza pe acesta Obținerea finanțării externe este mai ușoară și mai rapidă dacă aplicați pentru ea. O evidență electronică completă a cheltuielilor și veniturilor va facilita pentru companiile de factoring să evalueze fiabilitatea și seriozitatea antreprenorului și va accelera procesarea cererilor de finanțare.. Prin urmare, a fi pregătit pentru schimbări sau a avea un partener în tranziția la KSeF este o problemă care nu poate fi supraestimată, spune Jerzy Dabrowski, Vicepreședinte Finea, o companie de producție de precizie pentru IMM-uri.